Zakładanie firmy w Polsce jest atrakcyjną opcją dla zagranicznych przedsiębiorców dzięki stabilnej gospodarce i dogodnym warunkom inwestycyjnym. Jednak przed rozpoczęciem działalności kluczowe jest określenie jej formy prawnej, co wpływa zarówno na obowiązki podatkowe, jak i operacyjne. Często zagraniczne firmy stają przed dylematem: otworzyć przedstawicielstwo czy oddział? Aby podjąć świadomą decyzję, warto zrozumieć, czym dokładnie są te jednostki i jakie różnice występują między nimi, także w kontekście obowiązków podatkowych.
Czym jest oddział w Polsce?
Oddział to formalnie wyodrębniona część przedsiębiorstwa zagranicznego, która może prowadzić w Polsce taką samą działalność jak w kraju macierzystym. W przeciwieństwie do przedstawicielstwa, oddział ma prawo do prowadzenia działalności gospodarczej, zawierania umów handlowych, sprzedaży towarów oraz świadczenia usług.
Przykład: Firma technologiczna świadcząca usługi programistyczne w Niemczech może otworzyć w Polsce oddział i oferować te same usługi polskim klientom.
Utworzenie oddziału wymaga wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Oddział musi prowadzić oddzielną rachunkowość zgodnie z polskimi przepisami, a przedsiębiorca zagraniczny musi wskazać osobę upoważnioną do jego reprezentacji.
Czym jest przedstawicielstwo w Polsce?
Przedstawicielstwo to forma działalności ograniczona do działań promocyjnych i reklamowych na rzecz zagranicznej firmy lub państwa, z którego firma pochodzi. Nie pozwala na prowadzenie działalności gospodarczej w sensie sprzedaży towarów, usług czy zawierania transakcji handlowych.
Przykład: Firma produkująca urządzenia medyczne może otworzyć w Polsce przedstawicielstwo, które zajmuje się organizacją konferencji, udziałem w targach branżowych i promocją produktów. Nie może jednak bezpośrednio sprzedawać urządzeń ani świadczyć serwisu technicznego.
Przedstawicielstwo wymaga wpisu do rejestru przedstawicielstw prowadzonego przez Ministra właściwego ds. gospodarki. Wpis dokonywany jest na 2 lata z możliwością przedłużenia.
Kluczowe różnice operacyjne między przedstawicielstwem a oddziałem
1. Zakres działalności
Przedstawicielstwo może prowadzić wyłącznie działania promocyjne i reklamowe. Nie może sprzedawać produktów ani świadczyć usług na rzecz klientów w Polsce.
Oddział ma pełne prawo do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie zgodnym z działalnością spółki macierzystej.
2. Rejestracja i wymogi formalne
Przedstawicielstwo wymaga wpisu do rejestru przedstawicielstw zagranicznych prowadzonego przez Ministra właściwego ds. gospodarki.
Oddział musi być zarejestrowany w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), co wiąże się z koniecznością prowadzenia pełnej księgowości zgodnie z polskimi przepisami rachunkowymi.
3. Odpowiedzialność
Przedstawicielstwo nie ponosi odpowiedzialności finansowej w Polsce, ponieważ nie może zawierać umów handlowych ani generować przychodów.
Oddział działa jako rozszerzenie firmy macierzystej, co oznacza, że wszelkie zobowiązania powstałe w Polsce są bezpośrednio powiązane z centralą spółki.
W dalszej części artykułu przeanalizujemy różnice w opodatkowaniu obu form działalności oraz omówimy, jakie obowiązki podatkowe spoczywają na przedsiębiorcach zagranicznych w zależności od wybranej formy.
Opodatkowanie oddziału spółki zagranicznej w Polsce
Opodatkowanie oddziału – podatek dochodowy od osób prawnych (CIT)
Oddział spółki zagranicznej w Polsce jest uznawany za „aktywny”, jeśli prowadzi działalność gospodarczą na terytorium kraju. W takim przypadku zagraniczna spółka macierzysta podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych (CIT) od dochodów uzyskiwanych w Polsce.
Decydujące znaczenie ma ustalenie, czy działalność prowadzona przez oddział spełnia warunki powstania tzw. zagranicznego zakładu, który według ustawy o CIT oznacza m.in.:
- stałą placówkę, poprzez którą zagraniczna spółka prowadzi działalność w Polsce (np. biuro, zakład produkcyjny),
- budowę, montaż lub instalację prowadzoną przez dłuższy okres,
- osobę upoważnioną do zawierania umów w imieniu spółki zagranicznej.
Jeśli powstanie „zagranicznego zakładu” zostanie potwierdzone, spółka zagraniczna ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w Polsce oraz regulowania zaliczek na podatek CIT. Stawka podatku wynosi 19% lub 9% dla małych podatników, a jego rozliczanie odbywa się na zasadach analogicznych do polskich spółek.
Opodatkowanie oddziału – podatek od towarów i usług (VAT)
Oddział, który prowadzi sprzedaż towarów lub usług na terytorium Polski, podlega także obowiązkowi rejestracji jako podatnik VAT. Rejestracja powinna nastąpić przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu, np. sprzedaży towarów czy świadczenia usług.
Zagraniczne spółki posiadające oddział w Polsce mogą być jednak zwolnione z obowiązku rejestracji VAT, jeśli spełniają określone warunki wynikające z przepisów unijnych i polskiego prawa. Kluczowe znaczenie ma tu określenie, czy oddział stanowi stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, co zależy m.in. od posiadania odpowiedniej struktury organizacyjnej i zasobów.
Opodatkowanie przedstawicielstwa spółki zagranicznej w Polsce
Przedstawicielstwo spółki zagranicznej w Polsce ma ograniczoną funkcję – może prowadzić jedynie działania promocyjne i marketingowe na rzecz zagranicznej firmy. W związku z tym nie jest uznawane za podatnika CIT ani VAT.
Opodatkowanie przedstawicielstwa – podatek dochodowy od osób prawnych (CIT)
Ponieważ przedstawicielstwo nie prowadzi działalności zarobkowej, nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych. Jednak w przypadku zatrudniania pracowników w Polsce spółka zagraniczna musi odprowadzać:
- podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) od wynagrodzeń pracowników,
- składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
Opodatkowanie oddziału – podatek od towarów i usług (VAT)
Przedstawicielstwo nie prowadzi działalności gospodarczej, a więc nie jest zobowiązane do rejestracji jako podatnik VAT. Wszelkie koszty działalności, takie jak wynajem biura czy usługi marketingowe, są ponoszone przez zagraniczną spółkę macierzystą, która ewentualnie może ubiegać się o zwrot podatku VAT na podstawie przepisów dotyczących zwrotu podatku zagranicznym przedsiębiorcom.
Różnice w opodatkowaniu przedstawicielstwa i oddziału
| Kryterium | Oddział spółki zagranicznej | Przedstawicielstwo spółki zagranicznej |
|---|---|---|
| Opodatkowanie CIT | Tak, od dochodów osiąganych w Polsce | Nie |
| Obowiązek rejestracji VAT | Tak, jeśli oddział świadczy usługi lub sprzedaje towary | Nie |
| Obowiązek odprowadzania podatku PIT i składek ZUS od wynagrodzeń pracowników | Tak | Tak |
Zakładanie firmy w Polsce – przedstawicielstwo czy oddział?
Wybór między przedstawicielstwem a oddziałem zależy od strategii firmy. Jeśli przedsiębiorstwo zagraniczne chce jedynie promować swoją działalność na rynku polskim, przedstawicielstwo jest wystarczającą opcją. Natomiast dla firm planujących sprzedaż produktów lub usług i generowanie dochodów w Polsce, niezbędne jest założenie oddziału i spełnienie związanych z tym obowiązków podatkowych.
Zakładanie firmy w Polsce w formie oddziału lub przedstawicielstwa wymaga przemyślanej decyzji. Kluczowe jest zrozumienie konsekwencji podatkowych, a także bieżące monitorowanie zmian w przepisach.
Aby uniknąć problemów z rejestracją i rozliczeniami, warto skorzystać z profesjonalnego doradztwa podatkowego w Polsce. W getsix® oferujemy kompleksowe wsparcie dla zagranicznych przedsiębiorców, którzy planują rozpocząć działalność w Polsce. Pomagamy w rejestracji oddziałów i przedstawicielstw, zapewniamy pełną obsługę księgową i podatkową, a także doradztwo prawne i kadrowo-płacowe. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak możemy wesprzeć Twoją firmę na polskim rynku!
