Dashboardy BI (Business Intelligence) stały się nieodłącznym elementem pracy działów finansowych i zarządczych. W szczególności controlling finansowy zyskał dzięki nim nowe możliwości – od bieżącego śledzenia realizacji budżetu, przez analizę kosztów, monitorowanie odchyleń oraz szybkie reagowanie na niepokojące sygnały z biznesu.
To narzędzia, które – jeśli są dobrze zaprojektowane – potrafią radykalnie skrócić czas między pojawieniem się problemu a podjęciem decyzji. W praktyce jednak wiele firm nie wykorzystuje ich pełnego potencjału. Główna przyczyna? Projektowanie dashboardów jako uniwersalnego rozwiązania „dla wszystkich”, bez uwzględnienia tego, kto i w jakim celu będzie z nich korzystał.
Tymczasem controlling finansowy to nie tylko analiza danych, ale przede wszystkim ich odpowiednie podanie konkretnym odbiorcom – czy to dyrektorowi finansowemu, który potrzebuje szybkiego podglądu wskaźników, czy analitykowi, który zagłębia się w struktury kosztowe. Każdy użytkownik ma inną rolę, inne tempo pracy i inne oczekiwania – i to powinno kształtować sposób projektowania paneli BI.
Właśnie dlatego warto poznać 4 kluczowe typy użytkowników dashboardów Business Intelligence i dowiedzieć się, jak tworzyć rozwiązania, które realnie wspierają procesy controllingu finansowego – zamiast je komplikować.
W zależności od potrzeb użytkowników, dane mogą być prezentowane na różne sposoby. W ramach usług getsix® dostępny jest zarówno interaktywny Customer BI and Reporting Portal, umożliwiający pracę z danymi online, jak i cykliczne raporty PDF, dostarczane automatycznie w ustalonym harmonogramie. Obie formy można stosować równolegle – tak, aby każdy użytkownik otrzymywał informacje w najwygodniejszej dla siebie formie.
4 typy użytkowników dashboardów BI
W praktyce najczęściej spotykamy się z czterema głównymi profilami użytkowników dashboardów Business Intelligence – każdy z nich korzysta z danych w inny sposób i oczekuje innych funkcji:
- Decydent, który potrzebuje szybkiego wglądu w sytuację firmy, by podejmować decyzje strategiczne,
- Operator, który działa operacyjnie i musi natychmiast reagować na konkretne problemy,
- Analityk, który zagłębia się w dane, eksploruje zależności i tworzy własne wnioski,
- Właściciel lub Prezes, który patrzy z góry na całość organizacji, oczekując sygnałów, a nie szczegółów.
Każda z tych ról wnosi coś innego do organizacji – i każda wymaga zupełnie innego podejścia do projektowania dashboardów. Przyjrzyjmy się więc bliżej każdemu z typów użytkowników i zobaczmy, jak projektować z myślą o ich realnych oczekiwaniach.
Typ 1: Decydent
Kto to? Dyrektor finansowy, kierownik działu, członek zarządu.
Cel: Szybkie decyzje na poziomie strategicznym.
Decydent nie ma czasu filtrować danych. Potrzebuje jednego spojrzenia, by zrozumieć, czy firma (lub dział) działa zgodnie z planem – czy wręcz przeciwnie.
Jak projektować dashboard dla decydenta?
- 3–5 kluczowych wskaźników (np. EBITDA, cashflow, marża brutto)
- Kolorystyka typu: zielony = OK, czerwony = wymaga interwencji
- Porównania rok do roku i z budżetem
- Brak interakcji – informacje mają być pasywne i czytelne
Przykład: CFO w firmie produkcyjnej codziennie rano otwiera dashboard i w 20 sekund wie, czy wynik operacyjny firmy trzyma się budżetu.
Typ 2: Operator
Kto to? Specjalista ds. zakupów, logistyk, koordynator serwisu.
Cel: Reagowanie na problemy „tu i teraz”.
To użytkownik operacyjny. Nie interesują go trendy, tylko dzisiejsze problemy. Opóźniona dostawa? Przekroczony koszt produkcji? Awaria maszyny?
Jak projektować dashboard dla operatora?
- Widoczne alerty i wyjątki
- Minimalizm: forma podporządkowana funkcji
- Możliwość działania z poziomu dashboardu (np. otwarcie zgłoszenia)
Przykład: Kierownik działu logistyki widzi, że trzy zamówienia nie zostały jeszcze wysłane mimo upływu terminu. Może od razu zareagować.
Typ 3: Analityk
Kto to? Kontroler finansowy, specjalista BI, analityk danych.
Cel: Głębokie analizy, prognozy, identyfikacja przyczyn.
To osoby, które „żyją w danych”. Przekopują się przez wykresy, tabele przestawne, budują własne zestawienia. Dla nich dashboard to narzędzie pracy – nie tylko do odczytu, ale do eksploracji.
Jak projektować dashboard dla analityka?
- Filtrowanie po czasie, segmentach, kanałach
- Szczegółowe tooltipy, rozbicia, wykresy trendów
- Swoboda eksploracji danych – minimum ograniczeń
Przykład: Analityk controllingu przygotowuje prognozę marży kwartalnej na podstawie danych sprzedaży i kosztów zmiennych – wszystko z poziomu dashboardu.
Typ 4: Właściciel lub Prezes
Kto to? Zarząd, inwestorzy, właściciel firmy.
Cel: Wizja, ROI, „firma zmierza we właściwym kierunku?”.
To użytkownik, który chce zobaczyć dużą perspektywę. Nie interesują go szczegóły operacyjne – tylko kluczowe wskaźniki efektywności i rentowności.
Jak projektować dashboard dla właściciela?
- Jeden ekran = jedna odpowiedź
- Brak chaosu – tylko kluczowe wskaźniki
- Informacja w 5 sekund: jesteśmy nad kreską czy pod?
Przykład: Prezes otwiera dashboard raz w tygodniu i od razu wie, jak wygląda zwrot z inwestycji w nowy oddział.
Dashboard dopasowany do Twojej firmy – bez konieczności projektowania go samemu
Nie musisz wiedzieć, jak zaprojektować idealny raport – wystarczy, że opowiesz nam, czego potrzebujesz. W getsix® tworzymy rozwiązania raportowe i dashboardy dopasowane do konkretnych procesów, danych i decyzji, jakie podejmujesz. Może to być kompletnie nowy projekt lub niewielka modyfikacja istniejącego raportu – efekt zawsze odpowiada Twoim realnym potrzebom.
Chcesz dowiedzieć się jak może to działać u Ciebie? Umów się na bezpłatną konsultację z naszym ekspertem.
Podsumowanie – controlling finansowy jako architekt dashboardów
W controllingu finansowym nie chodzi tylko o liczenie kosztów. Chodzi o dostarczanie wiedzy właściwym osobom we właściwym formacie.
Zanim zaczniesz projektować dashboard, zadaj pytania:
- Kto będzie korzystał z tego dashboardu?
- Jakie decyzje ta osoba ma podjąć dzięki tym danym?
- Czy projekt dashboardu prowadzi do działania, czy tylko prezentuje?
Dobrze zaprojektowany dashboard to narzędzie, które skraca czas między wykryciem problemu a decyzją. A to właśnie jest istotą skutecznego controllingu finansowego.
