Zainteresowanie Polską jako miejscem prowadzenia biznesu przez zagranicznych inwestorów systematycznie rośnie. Decydują o tym nie tylko korzystne warunki gospodarcze i relatywnie niskie koszty operacyjne, ale też centralne położenie w Europie i coraz bardziej przyjazna administracja. Nic dziwnego, że coraz więcej obcokrajowców decyduje się na rejestrację spółki w Polsce.
Przed wejściem na polski rynek, warto poznać podstawowe zasady – kto może założyć spółkę, jakie są warunki formalne i jak przebiega cały proces. Poniżej przedstawiamy najczęstsze pytania, z którymi spotykamy się w praktyce – i konkretne odpowiedzi oparte na aktualnych przepisach oraz doświadczeniu naszych specjalistów.
Q&A – najczęstsze pytania dotyczące rejestracji spółki przez cudzoziemców w Polsce
Kto może założyć spółkę w Polsce?
Każdy cudzoziemiec – niezależnie od obywatelstwa – może założyć w Polsce spółkę z o.o., prostą spółkę akcyjną, spółkę akcyjną, komandytową lub komandytowo-akcyjną. Natomiast w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej oraz spółek osobowych (jawnej, partnerskiej), konieczne jest posiadanie obywatelstwa państwa UE/EOG/Szwajcarii/USA lub odpowiedniego tytułu pobytowego (np. karta pobytu, status uchodźcy, Karta Polaka).
Czy cudzoziemiec potrzebuje zezwolenia na pobyt, aby prowadzić działalność gospodarczą w Polsce?
To zależy od obywatelstwa oraz formy działalności.
Obywatele państw UE, EOG, Szwajcarii i USA mogą prowadzić działalność w Polsce bez zezwolenia na pobyt – na takich samych zasadach jak Polacy.
Obywatele państw spoza tej grupy potrzebują zezwolenia na pobyt, jeśli chcą prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą lub działać w ramach spółek osobowych.
Założenie lub posiadanie spółki kapitałowej (np. spółki z o.o.) nie wymaga karty pobytu ani pobytu w Polsce. Jednak jeśli cudzoziemiec planuje osobiście zarządzać firmą z terytorium Polski, potrzebuje legalnego tytułu pobytowego – np. wizy krajowej lub zezwolenia na pobyt czasowy.
Jakie formy prawne działalności są dostępne dla cudzoziemców?
Cudzoziemcy mogą prowadzić działalność gospodarczą w Polsce w kilku formach prawnych – zależnie od obywatelstwa oraz tytułu pobytowego. W praktyce najczęściej wybieraną formą przez cudzoziemców jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Dostępne są również:
- prosta spółka akcyjna (P.S.A.) – atrakcyjna dla startupów,
- spółka akcyjna – raczej dla dużych projektów,
- spółka komandytowa / komandytowo-akcyjna – często wykorzystywane w strukturach holdingowych,
- oddział zagranicznego przedsiębiorstwa – pod warunkiem, że pozwalają na to umowy międzynarodowe.
Natomiast formy takie jak jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka jawna czy partnerska są zarezerwowane dla obywateli UE, EOG, Szwajcarii, USA – lub cudzoziemców z odpowiednim tytułem pobytowym, np. zezwoleniem na pobyt stały.
Czy cudzoziemcy muszą być w Polsce, żeby założyć firmę?
Nie. W większości przypadków cudzoziemiec może założyć firmę lub spółkę w Polsce zdalnie – bez konieczności przebywania na terytorium Polski.
Rejestracja spółki (np. sp. z o.o., S.A., PSA) może odbywać się całkowicie online – przez system S24 lub za pośrednictwem pełnomocnika. Dla jednoosobowej działalności gospodarczej rejestracja online jest możliwa tylko przy posiadaniu numeru PESEL i Profilu Zaufanego.
Firma getsix® oferuje kompleksowe wsparcie dla cudzoziemców – od przygotowania dokumentów po reprezentację w całym procesie rejestracji, również w trybie zdalnym.
Rejestracja spółki w Polsce – co jest potrzebne?
Aby cudzoziemiec mógł zarejestrować spółkę w Polsce, potrzebne są następujące dokumenty i informacje:
- ważny paszport (z tłumaczeniem przysięgłym, jeśli to konieczne),
- dane wspólników i członków zarządu,
- umowa spółki – notarialna lub elektroniczna (S24),
- adres siedziby spółki na terenie Polski,
- oświadczenie o wniesieniu kapitału zakładowego (min. 5 000 zł dla sp. z o.o.),
- zgody członków zarządu na objęcie funkcji i lista wspólników,
- tłumaczenia przysięgłe dokumentów obcojęzycznych,
- ewentualne pełnomocnictwo – jeśli rejestrację przeprowadza inna osoba.
W zależności od wybranej formy rejestracji i sytuacji cudzoziemca, mogą być wymagane dodatkowe załączniki – np. podpis elektroniczny, dokumenty dotyczące siedziby spółki czy opłaty skarbowe.
Czy cudzoziemcy mogą założyć spółkę jednoosobową?
Tak – cudzoziemiec może prowadzić działalność w formie jednoosobowej, ale warunki zależą od wybranej formy prawnej i obywatelstwa.
Jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) mogą założyć osoby z obywatelstwem UE, EOG, USA, Szwajcarii lub z odpowiednim zezwoleniem na pobyt w Polsce.
Jednoosobową spółkę kapitałową (np. spółkę z o.o. lub PSA) może zarejestrować każdy cudzoziemiec – również spoza UE.
Warto pamiętać, że spółki jednoosobowe podlegają dodatkowym wymogom formalnym – np. ograniczeniom w reprezentacji. W takich przypadkach często rekomenduje się powołanie drugiego wspólnika lub pełnomocnika.
Jak wygląda proces rejestracji spółki w Polsce?
Niezależnie od wybranej formy prawnej – spółki z o.o., prostej spółki akcyjnej, komandytowej czy jawnej – proces rejestracji spółki w Polsce obejmuje następujące kroki:
- Przygotowanie danych i decyzji dotyczących spółki (forma, wspólnicy, organy, siedziba).
- Zawarcie umowy spółki – u notariusza lub online przez system S24.
- Wniesienie wkładów przez wspólników/akcjonariuszy.
- Powołanie zarządu i ewentualnych innych organów.
- Złożenie wniosku do KRS i rejestracja spółki.
- Automatyczne nadanie numerów NIP i REGON oraz obowiązkowe zgłoszenie do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR).
- (jeśli dotyczy) Rejestracja do ZUS oraz VAT.
Cały proces może zająć od kilku dni do kilku tygodni – w zależności od trybu rejestracji, formy spółki i kompletności dokumentów.
Ile kosztuje rejestracja spółki w Polsce?
Koszt rejestracji spółki w Polsce zależy od formy prowadzenia działalności, skali działalności oraz zakresu usług. Warto omówić szczegóły indywidualnie z doradcą.
Podstawowe opłaty związane z rejestracją spółki to:
- 500 zł – opłata sądowa za wpis (lub 250 zł, jeśli umowa spółki została zawarta za pośrednictwem systemu S24),
- 100 zł – opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym,
- Dodatkowe koszty: opłata za pełnomocnictwo (17 zł), tłumaczenia przysięgłe, podpis elektroniczny, honorarium dla pełnomocnika lub kancelarii – ustalane indywidualnie.
Czy rejestracja firmy daje cudzoziemcowi prawo pobytu w Polsce?
Nie – rejestracja firmy nie uprawnia automatycznie do pobytu na terytorium Polski. Aby legalnie mieszkać i działać w Polsce, cudzoziemiec musi posiadać odpowiedni tytuł pobytowy – np. wizę krajową lub zezwolenie na pobyt czasowy.
Posiadanie firmy może być jednak podstawą do uzyskania:
- zezwolenia na pobyt czasowy w celu prowadzenia działalności gospodarczej, jeśli działalność jest rzeczywista i rentowna,
- wizy krajowej typu D – np. w związku z udziałem w zarządzie lub planowanymi inwestycjami.
W każdym przypadku decyzja zależy od konkretnej sytuacji – dlatego warto skonsultować się z doradcą, zanim złoży się wniosek o legalizację pobytu.
Jak długo trwa rejestracja?
- Rejestracja online przez S24: zazwyczaj 1–5 dni roboczych.
- Rejestracja notarialna przez KRS: od kilku dni do kilku tygodni.
- Uzyskanie podpisu elektronicznego dla cudzoziemca: do 30 dni, w zależności od kraju pochodzenia i dostawcy certyfikatu.
W przypadku cudzoziemców warto też uwzględnić czas na tłumaczenia przysięgłe oraz ewentualne pełnomocnictwa. Cały proces – od przygotowania dokumentów do wpisu w KRS – może zająć od kilku dni do kilku tygodni.
Czy cudzoziemiec może działać jako pełnomocnik?
Tak. Zarówno obywatel Polski, jak i cudzoziemiec może działać jako pełnomocnik innej osoby przy rejestracji spółki w Polsce. Pełnomocnik może reprezentować inwestora na każdym etapie – od podpisania umowy po złożenie wniosku do KRS i dalszą obsługę spółki.
Wymagane jest pisemne pełnomocnictwo, często w formie notarialnej, przetłumaczone na język polski. W przypadku dokumentów sporządzonych za granicą może być wymagana klauzula apostille lub legalizacja przez polski konsulat.
getsix® regularnie reprezentuje klientów zagranicznych jako pełnomocnik – zapewniając pełną zgodność z przepisami i sprawną komunikację z urzędami.
Rejestracja spółki w Polsce jako cudzoziemiec jest możliwa i – dzięki cyfryzacji – coraz łatwiejsza. Kluczowe jest jednak dobre przygotowanie, znajomość przepisów oraz sprawna organizacja formalności.
Chcesz mieć pewność, że Twoja spółka zostanie założona poprawnie, szybko i zgodnie z przepisami? Skontaktuj się z nami. getsix® oferuje kompleksową obsługę rejestracji spółek w Polsce – w trzech językach, z pełnym wsparciem prawnym, księgowym i organizacyjnym.
