SMPD (stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej) to pojęcie z obszaru VAT, które opisuje sytuację, w której podatnik – mimo braku siedziby w Polsce – posiada tu na tyle stałe i zorganizowane zaplecze (personel i zasoby techniczne), że może ono realnie uczestniczyć w transakcjach. W praktyce chodzi o to, że od ustalenia, czy zagraniczna firma ma w Polsce SMPD, zależy, czy będzie musiała wystawiać faktury ustrukturyzowane w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
Od 1 lutego 2026 r. co do zasady podatnicy mają obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. Dla podmiotów bez siedziby w Polsce decydujące staje się to, czy posiadają na terytorium kraju stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej oraz czy to miejsce uczestniczy w danej transakcji.
Objaśnienia podatkowe z 28 stycznia 2026 r. porządkują praktyczne kryteria oceny SMPD na potrzeby fakturowania w KSeF – przede wszystkim z perspektywy zagranicznego sprzedawcy, który musi ustalić własne obowiązki fakturowe.
Kogo dotyczy obowiązek fakturowania w KSeF w kontekście stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej?
Zasada ogólna: obowiązek, wyjątki i podejście „transakcja po transakcji”
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF (faktur ustrukturyzowanych) nie dotyczy – w uproszczeniu – dwóch sytuacji istotnych dla podmiotów zagranicznych:
- Brak siedziby w Polsce i brak SMPD w Polsce – wtedy fakturowanie w KSeF jest co do zasady dobrowolne.
- Brak siedziby w Polsce, ale jest SMPD w Polsce, które nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę – również wtedy obowiązek KSeF nie powstaje, a korzystanie z KSeF pozostaje opcjonalne.
Natomiast obowiązek KSeF będzie miał zastosowanie do podatnika bez siedziby w Polsce, jeżeli:
- posiada w Polsce SMPD i
- to SMPD uczestniczy czynnie w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiana jest faktura.
W praktyce oznacza to konieczność przeprowadzenia analizy w odniesieniu do konkretnego modelu operacyjnego, a często także do konkretnych typów transakcji.
Okresy przejściowe (istotne planistycznie)
Objaśnienia wskazują również na rozwiązania przejściowe, w których część podatników może jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (np. przy określonych progach sprzedaży).
Z perspektywy firm zagranicznych kluczowe jest jednak, że sama możliwość stosowania faktur poza KSeF w okresie przejściowym nie zastępuje analizy stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (SMPD) – bo to stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej determinuje, czy obowiązek w ogóle powstaje.
Czym jest stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (SMPD) i czym nie jest (ważne rozróżnienia)
Definicja SMPD (na potrzeby VAT i stosowana odpowiednio do KSeF)
Dla potrzeb KSeF nie wprowadzono odrębnej definicji SMPD. Dlatego – zgodnie z objaśnieniami – należy posiłkować się definicją wynikającą z przepisów unijnych i dorobku orzeczniczego w VAT.
SMPD to miejsce inne niż siedziba działalności gospodarczej podatnika, które:
- ma wystarczającą stałość oraz
- posiada odpowiednią strukturę w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, aby umożliwić odbiór i wykorzystanie usług dla potrzeb tego miejsca (tzw. SMPD bierne) albo świadczenie usług / realizację czynności (tzw. SMPD czynne).
Istotna praktycznie wskazówka: sam numer VAT nie przesądza o istnieniu SMPD.
Stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej a zakład (PE) w podatkach dochodowych
Objaśnienia wyraźnie podkreślają, że SMPD w VAT nie jest tożsame z pojęciem zakładu (permanent establishment) dla podatków dochodowych. Możliwa jest sytuacja, w której:
- istnieje zakład, ale brak SMPD, albo
- istnieje SMPD, ale brak zakładu.
To rozróżnienie ma znaczenie dla firm, które równolegle analizują obowiązki w VAT, CIT oraz obszary takie jak pełna księgowość i raportowanie grupowe.
Trzy przesłanki istnienia SMPD – jak je rozumieć w praktyce
Ocena SMPD ma charakter całościowy i powinna odzwierciedlać rzeczywistość gospodarczą. Objaśnienia porządkują trzy przesłanki, które muszą być spełnione łącznie.
1) Zaplecze personalne i techniczne – oraz realna kontrola
Aby w ogóle mówić o SMPD, w Polsce musi istnieć rozpoznawalne zaplecze osobowo-techniczne (np. pracownicy, urządzenia, systemy, infrastruktura).
Może to być zaplecze:
- własne (własny personel, własne zasoby) albo
- udostępnione umownie (np. najem, leasing), ale tylko wtedy, gdy podatnik sprawuje nad nim kontrolę porównywalną do kontroli nad własnymi zasobami.
W praktyce wyraźnym sygnałem podwyższonego ryzyka SMPD jest model, w którym podmiot zagraniczny:
- wydaje bieżące polecenia personelowi w Polsce,
- wpływa na organizację pracy,
- decyduje o wykorzystaniu maszyn/zasobów w realizacji świadczenia.
2) Struktura umożliwiająca realną realizację czynności (a nie tylko wsparcie)
Stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej nie może sprowadzać się do placówki wykonującej wyłącznie czynności pomocnicze (np. rekrutacja, zakupy, wsparcie jakości, administracja). Dla oceny istotne jest, czy struktura w Polsce faktycznie umożliwia realizację świadczeń/dostaw – a w konsekwencji, czy to z Polski transakcja jest realizowana.
To rozróżnienie bywa szczególnie ważne w grupach kapitałowych, w których w Polsce działa spółka powiązana (np. z funkcjami operacyjnymi, logistycznymi lub administracyjnymi). Same powiązania kapitałowe lub osobowe nie tworzą SMPD automatycznie – liczy się realny zakres zasobów i kontroli.
3) Wystarczająca stałość – trwałość, powtarzalność, nie incydent
Stałość odnosi się do trwałości zaplecza osobowo-technicznego. Nawet krótki okres może nie wykluczać „stałości”, jeżeli działalność jest powtarzalna i wynika z charakteru biznesu. Z drugiej strony, działania jednorazowe, doraźne, typowe dla pojedynczego zlecenia, często nie spełniają kryterium stałości.
W praktyce, na stałość mogą wskazywać m.in.:
- długoterminowe umowy na zasoby w Polsce,
- ciągła dostępność personelu i infrastruktury,
- powtarzalny model operacyjny.
Stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej bierne i czynne – co to zmienia dla obowiązku KSeF
W kontekście KSeF kluczowe jest rozróżnienie:
- SMPD bierne: zaplecze w Polsce pozwala np. odbierać i wykorzystywać usługi dla potrzeb tej placówki (np. lokalne funkcje administracyjne, wsparcie, marketing). Taki model co do zasady nie przesądza o obowiązku fakturowania w KSeF, jeśli placówka nie realizuje transakcji.
- SMPD czynne: zaplecze w Polsce umożliwia faktyczne przeprowadzenie transakcji (dostawy/świadczenia) – wtedy może powstać obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Dla zagranicznego podatnika, który chce ustalić obowiązek KSeF, objaśnienia akcentują przede wszystkim to, czy SMPD uczestniczy czynnie w transakcji.
Kiedy stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (SMPD) nie uczestniczy w transakcji – ważne dla modeli z funkcjami administracyjnymi
Objaśnienia wskazują, że jeżeli zasoby w Polsce są wykorzystywane wyłącznie do zadań administracyjnych (np. księgowość, fakturowanie, odzyskiwanie należności), to co do zasady nie są one uznawane za wykorzystywane do realizacji dostawy/świadczenia.
To istotne w praktyce dla grup, które ulokowały w Polsce centra usług wspólnych lub zlecają procesy do zewnętrznego partnera. Taki model może ograniczać ryzyko uznania „uczestnictwa” SMPD w transakcji, ale nie zwalnia z analizy całościowej – bo w innych obszarach (np. logistyka, magazyn, produkcja z realną kontrolą) przesłanki stałego miejsce prowadzenia działalności gospodarczej mogą być spełnione.
Jak przeprowadzić analizę SMPD dla KSeF – podejście praktyczne
Poniżej podejście, które sprawdza się w analizach dla firm zagranicznych, szczególnie gdy działalność obejmuje logistykę, produkcję, projekty budowlane lub stałe zespoły w Polsce.
Krok 1: Zmapuj procesy, które prowadzą do dostawy/świadczenia
Zidentyfikuj, gdzie faktycznie są wykonywane czynności niezbędne do transakcji:
- negocjacje i zawieranie umów,
- kompletacja i wydanie towaru,
- wykonanie usługi (operacyjnie),
- zarządzanie personelem i zasobami.
Krok 2: Oceń zaplecze personalne i techniczne w Polsce
Ustal:
- kto jest personelem (własny, wynajęty, podwykonawca),
- czy podatnik wydaje instrukcje i sprawuje kontrolę,
- jakie zasoby techniczne są dostępne i czy są niezbędne do realizacji świadczenia.
Krok 3: Zweryfikuj stałość
Sprawdź:
- czy zasoby są dostępne stale lub powtarzalnie,
- czy umowy na zasoby są długoterminowe,
- czy model ma charakter ciągły, a nie incydentalny.
Krok 4: Ustal, czy stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej uczestniczy w danej transakcji
W KSeF rozstrzygające jest, czy to właśnie zasoby w Polsce są wykorzystywane do czynności niezbędnych do realizacji opodatkowanej dostawy/świadczenia – przed lub w trakcie transakcji.
Krok 5: Przygotuj dokumentację na wypadek sporu
Warto zabezpieczyć spójny opis modelu operacyjnego oraz zestaw dowodów (umowy, schematy procesów, zakresy obowiązków, poziom kontroli, role decyzyjne). Dla firm, które prowadzą pełną księgowość w Polsce lub przenoszą funkcje do Polski, taka dokumentacja ułatwia spójne podejście do VAT, KSeF i procesów rozliczeniowych.
Przykłady z objaśnień – co najczęściej decyduje o obowiązku KSeF
Objaśnienia zawierają liczne scenariusze. Poniżej najważniejsze wnioski, które powtarzają się w praktyce:
- Biuro/oddział realizujący marketing, obsługę reklamacji, wsparcie może stanowić SMPD bierne, ale bez czynnego udziału w dostawach zwykle nie generuje obowiązku KSeF dla sprzedaży realizowanej przez centralę.
- Magazyn w Polsce + personel dostępny jak własny + wydawanie towaru w Polsce to układ o podwyższonym ryzyku uznania SMPD czynnego (z konsekwencjami dla KSeF).
- Produkcja u polskiego producenta może prowadzić do SMPD, jeżeli podmiot zagraniczny realnie kieruje procesem operacyjnym, wydaje polecenia i kontroluje zasoby osobowe oraz techniczne.
- Zasoby wykorzystywane tylko do funkcji administracyjnych (np. rozliczenia i księgowość) mogą oznaczać brak uczestnictwa SMPD w transakcjach, nawet jeżeli samo zaplecze jest rozbudowane.
- Sama nieruchomość (np. biuro) może być elementem zaplecza technicznego, ale SMPD powstaje dopiero wtedy, gdy podatnik dysponuje również odpowiednim personelem i faktycznym władztwem nad zasobami – w szczególności, gdy są one dostępne jak własne.
- Faktury korygujące po zakończeniu działalności SMPD w Polsce – brak SMPD w momencie korekty może oznaczać brak obowiązku wystawienia korekty w KSeF, nawet jeśli faktura pierwotna była w KSeF.
Ustalanie SMPD po stronie nabywcy i udostępnianie faktury poza KSeF
Objaśnienia opisują również praktyczne podejście do sytuacji, gdy sprzedawca ma obowiązek udostępnić fakturę nabywcy w uzgodniony sposób poza KSeF (np. gdy nabywca jest podmiotem bez siedziby i bez SMPD w Polsce albo gdy jego SMPD nie uczestniczy w nabyciu).
Wskazane jest stosowanie obiektywnych kryteriów bez nadmiernie skomplikowanych analiz, np.:
- gdy brak informacji pozwalających ocenić SMPD nabywcy – można przyjąć, że nabywca nie ma SMPD w Polsce,
- jeżeli nabywca złoży oświadczenie o posiadaniu/braku SMPD i o uczestnictwie – sprzedawca powinien przyjąć stan zgodny z oświadczeniem,
- jeżeli nabywca posługuje się polskim NIP dla transakcji i nie złoży oświadczenia o braku SMPD/braku uczestnictwa – sprzedawca może przyjąć, że SMPD uczestniczy w nabyciu.
Ochrona wynikająca z objaśnień – co daje, a czego nie daje
Objaśnienia podatkowe są wydawane w trybie Ordynacji podatkowej i – co do zasady – zastosowanie się do nich może zapewniać ochronę przewidzianą w przepisach. Jednocześnie objaśnienia wskazują ograniczenia tej ochrony (m.in. w sytuacjach związanych z klauzulą przeciwko unikaniu opodatkowania, nadużyciem prawa w VAT lub środkami ograniczającymi umowne korzyści). W praktyce oznacza to, że warto dbać o spójność i rzetelność modelu operacyjnego, a nie wyłącznie o formalne nazwanie struktur.
Jeżeli potrzebujesz wsparcia w ocenie, czy Twoja struktura w Polsce może zostać uznana za stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (SMPD) i jakie ma to konsekwencje dla obowiązków w KSeF (w tym sposobu wystawiania faktur), skontaktuj się z zespołem getsix®.
