Niemieckie firmy od lat mierzą się z deficytem pracowników. W wielu sektorach – od przemysłu i budownictwa, po logistykę i IT – brakuje rąk do pracy. Naturalnym kierunkiem poszukiwań staje się Polska. Zatrudnienie pracownika z Polski to dla niemieckich przedsiębiorców nie tylko sposób na uzupełnienie braków kadrowych, ale także na pozyskanie osób dobrze przygotowanych do pracy, elastycznych i lojalnych.
Dlaczego warto zatrudniać w Polsce? Jakie kwestie formalne trzeba spełnić? Jakie procedury administracyjne dotyczą pracownika? I wreszcie – jak uniknąć najczęstszych błędów? Poniżej znajdziesz wyczerpujące omówienie krok po kroku.
Dlaczego niemieckie firmy zwracają się ku Polsce?
- Kompetencje i kwalifikacje
Polska od lat plasuje się wysoko w rankingach kompetencji językowych. Wielu pracowników biegle posługuje się angielskim, a coraz częściej także niemieckim. W sektorach takich jak IT, inżynieria czy logistyka polscy specjaliści zdobywają uznanie w całej Europie. - Dostępność pracowników
Choć rynek pracy w Polsce staje się coraz bardziej konkurencyjny, nadal można znaleźć wykwalifikowaną kadrę, gotową do pracy w Niemczech – zarówno na stałe, jak i w formie krótkoterminowych projektów. - Przewaga kosztowa
Koszty pracy w Polsce są niższe niż w Niemczech. Dla przedsiębiorcy oznacza to możliwość budowania bardziej efektywnej struktury zatrudnienia, przy jednoczesnym zachowaniu wysokiej jakości wykonywanej pracy.
Zatrudnienie pracownika z Polski – dwa modele współpracy
1. Umowa o pracę w Niemczech
Najprostsze rozwiązanie. Pracownik podpisuje niemiecką umowę o pracę i podlega pełnym regulacjom niemieckiego prawa pracy.
Co to oznacza dla pracodawcy:
- zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń społecznych (system DEÜV),
- zapewnienie ubezpieczenia zdrowotnego w jednej z kas chorych,
- wypłata wynagrodzenia zgodnie z niemieckimi przepisami o płacy minimalnej i układach zbiorowych,
- rozliczanie podatków w Niemczech – na podstawie numeru podatkowego (Steuer-ID).
Zaletą tego modelu jest prostota i brak wątpliwości podatkowo-prawnych. To idealne rozwiązanie przy dłuższym, stałym zatrudnieniu.
2. Delegowanie pracownika z Polski przez polską firmę
Drugim często spotykanym modelem jest sytuacja, gdy polska firma deleguje swojego pracownika do pracy w Niemczech. W praktyce oznacza to, że niemiecki przedsiębiorca współpracuje z polskim podmiotem (np. jako podwykonawcą), a praca wykonywana jest na terenie Niemiec przez osoby zatrudnione w Polsce.
W takim przypadku:
- polska firma musi uzyskać dla pracownika formularz A1, który potwierdza, że pozostaje on w polskim systemie ubezpieczeń społecznych,
- polska firma zgłasza delegowanie w niemieckim systemie (Meldeportal Mindestlohn) przed rozpoczęciem pracy,
- obowiązują niemieckie przepisy dotyczące minimalnych warunków pracy i płacy, których należy przestrzegać również wobec pracowników delegowanych.
Dla niemieckiego pracodawcy oznacza to, że jeśli współpracuje z polską firmą, warto zweryfikować, czy wszystkie te wymogi zostały dopełnione. Brak formalności może skutkować problemami nie tylko dla polskiego pracodawcy, ale także dla partnera w Niemczech.
Aspekty podatkowe i ubezpieczeniowe
- Podatki: Zasadą jest, że wynagrodzenie opodatkowuje się w kraju, w którym praca jest faktycznie wykonywana. Oznacza to, że jeśli polski pracownik pracuje w Niemczech, podatek dochodowy od wynagrodzenia należy odprowadzić w Niemczech. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy pracownik przebywa w Niemczech krócej niż 183 dni w roku i wynagrodzenie wypłacane jest przez polską firmę – wtedy podatek może pozostać w Polsce.
- Ubezpieczenia społeczne:
- przy umowie o pracę w Niemczech – pracownik podlega niemieckiemu systemowi,
- przy delegowaniu – możliwe jest pozostanie w systemie polskim, pod warunkiem uzyskania A1.
Procedury administracyjne po stronie pracownika
Każdy pracownik, który przenosi się do Niemiec, musi pamiętać o kilku obowiązkach:
- Meldunek (Anmeldung) – w ciągu 14 dni od zamieszkania trzeba zgłosić się do urzędu gminy i zarejestrować adres.
- Numer podatkowy (Steuer-ID) – przyznawany automatycznie po meldunku, niezbędny do rozliczeń płacowych.
- Ubezpieczenie zdrowotne – pracownik musi zostać zgłoszony do jednej z kas chorych, co jest warunkiem legalnego zatrudnienia.
Na co uważać? Najczęstsze pułapki
- Mylenie delegowania z leasingiem pracowniczym – jeśli w praktyce dochodzi do wypożyczania pracowników między firmami, wchodzą w grę zupełnie inne przepisy i kary za naruszenia.
- Brak zgłoszeń przy delegowaniu – niedopełnienie obowiązków administracyjnych (np. zgłoszenie w Meldeportal Mindestlohn) może skutkować wysokimi karami finansowymi.
- Praca hybrydowa transgraniczna – coraz popularniejszy model (np. część dni w Polsce, część w Niemczech) wymaga precyzyjnego monitorowania i podziału dni pracy dla celów podatkowych i ubezpieczeniowych.
Dlaczego warto skorzystać z doradztwa kadrowo-prawnego?
Zasady dotyczące zatrudnienia transgranicznego są skomplikowane. Łatwo popełnić błąd, który będzie kosztował firmę i pracownika czas oraz pieniądze. Dlatego warto korzystać ze wsparcia doradców kadrowo-prawnych, którzy:
- dobiorą optymalny model zatrudnienia,
- przygotują wymagane dokumenty i zgłoszenia,
- wskażą najkorzystniejsze rozwiązania podatkowo-ubezpieczeniowe,
- pomogą uniknąć błędów, które mogą skutkować karami finansowymi.
// Proces zatrudnienia lub delegowania pracownika z Polski do Niemiec wymaga znajomości wielu przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych. Zespół getsix® wspiera pracodawców i kadrę zarządzającą w zakresie administracji kadrowo-płacowej, doradztwa podatkowego i ubezpieczeń społecznych, a także rozliczeń transgranicznych. Dzięki doświadczeniu w pracy z klientami polskimi i zagranicznymi pomagamy uniknąć błędów i optymalnie zorganizować współpracę. Zapraszamy do kontaktu – chętnie doradzimy i dobierzemy najlepsze rozwiązanie dla Państwa firmy.
Zatrudnienie pracownika z Polski daje niemieckim firmom dostęp do wykwalifikowanych specjalistów, którzy łączą kompetencje, elastyczność i lojalność z konkurencyjnymi kosztami pracy. Dzięki przejrzystym regulacjom w Unii Europejskiej oraz praktycznym procedurom administracyjnym proces ten można przeprowadzić w sposób sprawny i bezpieczny. Warto jednak zadbać o właściwe przygotowanie i profesjonalne wsparcie – to inwestycja, która szybko się zwraca.
