Zakład podatkowy to jedno z kluczowych zagadnień, które zagraniczne firmy powinny brać pod uwagę przy zatrudnianiu pracowników z Polski w modelu pracy zdalnej. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 28 października 2025 r., sygn. II FSK 163/23, potwierdza jednak, że samo wykonywanie pracy z prywatnego mieszkania pracownika nie oznacza jeszcze powstania zakładu podatkowego w Polsce. Sąd uznał, że w takim modelu nie dochodzi automatycznie do obowiązku rozliczania CIT w Polsce.
Dla przedsiębiorców to ważny sygnał, ale nie oznacza on pełnej swobody w każdym modelu zatrudnienia. NSA potwierdził korzystny kierunek wykładni, jednocześnie podkreślając znaczenie konkretnych okoliczności faktycznych. Liczy się nie sama obecność pracownika w Polsce, lecz to, czy zagraniczna spółka rzeczywiście dysponuje tu stałą placówką i czy przez tę placówkę prowadzi istotną działalność gospodarczą.
Czego dotyczyła sprawa rozstrzygnięta przez NSA
Sprawa dotyczyła niemieckiej spółki konsultingowej, która zatrudniała w Polsce osoby wykonujące zdalnie zadania administracyjne i organizacyjne. Pracownicy działali z własnych mieszkań, korzystali ze sprzętu przekazanego przez spółkę, ale firma nie miała w Polsce biura, oddziału ani żadnej nieruchomości. Ich obowiązki miały charakter wspierający, a nie sprzedażowy czy zarządczy.
W takim stanie faktycznym organ podatkowy próbował wykazać, że mieszkania pracowników stanowią stałą placówkę zagranicznej spółki. Sądy administracyjne obu instancji nie podzieliły tego stanowiska. NSA uznał, że samo przekazanie laptopa i wykonywanie pracy zdalnej nie oznacza jeszcze, iż przedsiębiorstwo uzyskało w Polsce przestrzeń pozostającą do jego dyspozycji.
Dlaczego prywatne mieszkanie pracownika nie było stałą placówką
Kluczowe znaczenie miało to, że spółka nie miała prawa do dysponowania mieszkaniem pracownika. Nie wynajmowała tej przestrzeni, nie zarządzała nią i nie mogła traktować jej jako własnego miejsca prowadzenia działalności. Z perspektywy podatkowej nie wystarcza więc sam fakt, że pracownik wykonuje obowiązki z Polski. Potrzebny jest jeszcze realny związek przedsiębiorstwa z konkretną przestrzenią, którą można uznać za placówkę.
To rozróżnienie ma duże znaczenie praktyczne. Gdyby przyjąć, że każda lokalizacja, z której pracownik okazjonalnie lub stale pracuje zdalnie, tworzy zakład podatkowy, prowadziłoby to do nadmiernie szerokiej i trudnej do obrony interpretacji. Właśnie dlatego NSA zaakcentował, że dla powstania zakładu potrzebna jest placówka pozostająca do dyspozycji przedsiębiorstwa, a nie dowolne miejsce, z którego pracownik łączy się z systemem firmy.
Kiedy może powstać zakład podatkowy zagranicznej spółki
Na gruncie przepisów o CIT oraz właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania zakład podatkowy może powstać przede wszystkim przez stałą placówkę, ale nie tylko. Przepisy obejmują również określone place budowy, budowy, montaże lub instalacje, a także sytuacje, w których w imieniu przedsiębiorstwa działa osoba uprawniona do zawierania umów. W sprawie analizowanej przez NSA znaczenie miały przede wszystkim regulacje ustawy o CIT oraz polsko-niemieckiej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
W modelu analizowanym przez NSA, czyli przy ocenie, czy home office pracownika może być uznany za stałą placówkę, trzeba badać łącznie kilka elementów: istnienie placówki, jej stały charakter, prowadzenie przez nią działalności przedsiębiorstwa oraz to, czy działalność ta nie ma wyłącznie charakteru przygotowawczego lub pomocniczego. W omawianej sprawie sąd uznał, że już pierwsza przesłanka nie została spełniona, bo spółka nie miała w Polsce placówki do swojej dyspozycji. Dodatkowo zakres czynności wykonywanych przez pracowników miał charakter pomocniczy.
Pomocniczy charakter pracy też miał znaczenie
NSA zwrócił uwagę nie tylko na brak placówki, ale także na rodzaj wykonywanych czynności. Pracownicy realizowali zadania administracyjne, organizacyjne i techniczne, wspierające główną działalność spółki, a nie stanowiące jej zasadniczy rdzeń. Tego rodzaju funkcje łatwiej zakwalifikować jako pomocnicze lub przygotowawcze, co osłabia argument o istnieniu zakładu podatkowego w Polsce.
Dla firm zagranicznych to ważna wskazówka. Im bliżej polski zespół znajduje się do kluczowych funkcji biznesowych, relacji z klientami, negocjacji handlowych czy działań generujących przychód, tym większe staje się ryzyko podatkowe. Odwrotnie, zadania back-office, wsparcie administracyjne czy techniczne, wykonywane bez własnej infrastruktury spółki w Polsce, co do zasady łatwiej obronić jako model niepowodujący powstania zakładu.
Jakich wniosków nie należy wyciągać z tego wyroku
Wyrok NSA nie daje podstaw do wniosku, że każdy model pracy zdalnej wyklucza zakład podatkowy. Sam sądowy kierunek orzeczniczy oraz komentarze ekspertów pokazują raczej, że trzeba bardzo dokładnie oceniać zasady zatrudnienia, zakres obowiązków i stopień związania firmy z przestrzenią w Polsce. Innymi słowy, home office nie tworzy automatycznie zakładu, ale też go automatycznie nie wyklucza.
Ryzyko może wzrosnąć zwłaszcza wtedy, gdy spółka organizuje w Polsce konkretną przestrzeń do pracy, wymaga wykonywania obowiązków z określonego miejsca, prowadzi tu spotkania z klientami, przechowuje towary lub dokumentację operacyjną, albo powierza polskim pracownikom funkcje wykraczające poza wsparcie administracyjne. Podobnie ostrożność jest potrzebna wtedy, gdy osoba działająca w Polsce realnie wpływa na zawieranie i warunki kontraktów. To już sytuacje znacznie bliższe prowadzeniu działalności gospodarczej w Polsce niż zwykły home office. Taki wniosek wynika z odwrotności przesłanek, które były istotne dla NSA w korzystnych wyrokach z 2025 r.
Co powinny zrobić zagraniczne firmy zatrudniające zdalnie w Polsce
W praktyce warto zadbać o spójność dokumentacji i modelu operacyjnego. Umowa o pracę oraz wewnętrzne zasady pracy zdalnej powinny jasno wskazywać, że pracownik wykonuje obowiązki z wybranego przez siebie miejsca, a spółka nie uzyskuje prawa do korzystania z tej przestrzeni. Równie ważne jest precyzyjne opisanie zakresu obowiązków, tak aby było jasne, czy mają one charakter pomocniczy, czy dotyczą zasadniczej działalności przedsiębiorstwa.
Warto również sprawdzić, czy rzeczywisty sposób działania odpowiada dokumentom. Nawet dobrze przygotowana umowa nie pomoże, jeżeli w praktyce pracownik prowadzi rozmowy handlowe, negocjuje warunki współpracy, regularnie spotyka się z klientami albo wykonuje kluczowe funkcje biznesowe z Polski. W razie kontroli to właśnie rzeczywisty model operacyjny będzie miał największe znaczenie.
Dlatego przy planowaniu zatrudnienia zdalnego pracowników z Polski warto już na etapie organizacji modelu współpracy przeanalizować ryzyko podatkowe, obowiązki pracodawcy oraz sposób prowadzenia rozliczeń. W takich sytuacjach getsix® może wesprzeć przedsiębiorcę zarówno w zakresie doradztwa podatkowego, jak i usług kadrowo-płacowych, pomagając uporządkować procesy i ograniczyć ryzyko błędów w praktyce.
Co wynika z wyroku NSA dla przedsiębiorcy
Najważniejszy wniosek jest praktyczny: prywatne mieszkanie pracownika wykonującego pracę zdalną nie staje się automatycznie stałą placówką zagranicznej spółki. Aby mówić o zakładzie podatkowym w Polsce, potrzebne są mocniejsze przesłanki niż sam home office i przekazanie narzędzi pracy. W szczególności trzeba badać, czy firma rzeczywiście dysponuje przestrzenią w Polsce oraz czy wykonuje tu działalność wykraczającą poza funkcje pomocnicze.
Dla zagranicznych przedsiębiorców zatrudniających z Polski jest to korzystny i potrzebny sygnał. Nie zwalnia on jednak z indywidualnej analizy modelu zatrudnienia, zakresu obowiązków i praktyki operacyjnej. Im bardziej polska aktywność przypomina realne prowadzenie biznesu w Polsce, tym większe ryzyko, że organy podatkowe będą próbowały wykazać istnienie zakładu.
Jeżeli zagraniczna spółka zatrudnia pracowników z Polski w modelu zdalnym, warto przeanalizować ten model jeszcze przed jego wdrożeniem, tak aby ograniczyć ryzyko sporu o zakład podatkowy, CIT i obowiązki rozliczeniowe w Polsce.
Orzecznictwo:
Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 28 października 2025 r., sygn. II FSK 163/23.
