Zamówienia publiczne w Polsce jako szansa dla zagranicznych firm

Zamówienia publiczne w Polsce są coraz ważniejszym obszarem dla przedsiębiorców, którzy szukają stabilnych źródeł przychodów, dostępu do dużych projektów oraz możliwości wejścia na polski rynek. Dla firm zagranicznych mogą być nie tylko kanałem sprzedaży, lecz także sposobem na lepsze rozpoznanie potrzeb sektora publicznego, nawiązanie relacji z lokalnymi partnerami i stopniowe budowanie obecności operacyjnej w Polsce.

Skala rynku jest znacząca. W 2024 r. całkowita wartość polskiego rynku zamówień publicznych wyniosła 587 mld zł, co odpowiadało 13,9% PKB. Segment zamówień krajowych i unijnych, czyli zamówień objętych szczegółowymi regulacjami prawa zamówień publicznych, osiągnął wartość ponad 330 mld zł. Prognozy wskazują, że do 2029 r. cały rynek może przekroczyć 1 bln zł.

Dla zagranicznych firm oznacza to realny potencjał biznesowy. Jednocześnie nie jest to rynek prosty. Wymaga znajomości procedur, dobrej organizacji, odpowiedniego zaplecza finansowego, a często także lokalnego doświadczenia lub partnerstwa z podmiotem działającym już w Polsce.

Artykuł został przygotowany w oparciu o raport Polskiego Instytutu Ekonomicznego „Miliardy na stole. Czy polskie firmy w pełni korzystają z zamówień publicznych?”, opublikowany w maju 2026 r.

Czy zagraniczna firma może zdobywać zamówienia publiczne w Polsce?

Zagraniczna firma może ubiegać się o zamówienia publiczne w Polsce, o ile spełnia warunki udziału w danym postępowaniu i nie podlega wykluczeniu. Zasady dostępu zależą jednak od kilku czynników, w tym od wartości zamówienia, rodzaju procedury, kraju pochodzenia wykonawcy oraz ewentualnych umów międzynarodowych dotyczących dostępu do rynku zamówień publicznych.

W praktyce zagraniczni wykonawcy mogą działać w Polsce na dwa sposoby.

Pierwszy model to udział bezpośredni. Firma zarejestrowana za granicą składa ofertę w polskim postępowaniu i realizuje zamówienie bez zakładania lokalnej spółki. Ten model jest możliwy, ale w praktyce stosunkowo rzadki. W segmencie zamówień krajowych w latach 2021-2025 jedynie niewielki odsetek zamówień trafił do firm zarejestrowanych poza Polską.

Drugi model to udział pośredni. Zagraniczny inwestor działa przez polską spółkę zależną, oddział, filię lub podmiot należący do międzynarodowej grupy kapitałowej. Ten model jest znacznie częstszy. Dane wskazują, że po uwzględnieniu struktury właścicielskiej udział zagranicznych wykonawców w zamówieniach krajowych jest wyraźnie wyższy niż wynikałoby to wyłącznie z miejsca rejestracji wykonawcy.

Dla firmy zagranicznej oznacza to, że samo formalne dopuszczenie do rynku nie zawsze wystarcza. W wielu przypadkach przewagę daje lokalna obecność, znajomość polskich realiów administracyjnych oraz zdolność do sprawnego przygotowania dokumentacji w języku polskim.

Dlaczego polski rynek zamówień publicznych jest atrakcyjny?

Polski rynek zamówień publicznych jest atrakcyjny przede wszystkim ze względu na skalę, stabilność popytu i szeroki zakres branż objętych zakupami sektora publicznego. Zamawiającymi są nie tylko ministerstwa i urzędy centralne, lecz także samorządy, szpitale, uczelnie, instytucje kultury, szkoły, jednostki publiczne oraz część spółek komunalnych.

Z perspektywy zagranicznego przedsiębiorcy zamówienia publiczne mogą pełnić kilka funkcji:

• zapewniać dostęp do dużych kontraktów finansowanych ze środków publicznych,
• ułatwiać wejście na rynek bez konieczności natychmiastowego budowania dużej sieci sprzedaży prywatnej,
• wzmacniać wiarygodność firmy poprzez realizację kontraktów dla sektora publicznego,
• pomagać w rozpoznaniu potrzeb administracji, ochrony zdrowia, infrastruktury, energetyki lub edukacji,
• tworzyć podstawę do dalszej ekspansji na rynek prywatny.

Rynek ten może być szczególnie interesujący dla firm, które oferują produkty lub usługi specjalistyczne. W takich obszarach polscy zamawiający często poszukują zaawansowanych technologicznie rozwiązań, wyspecjalizowanego sprzętu, usług doradczych, informatycznych, laboratoryjnych lub medycznych. Właśnie tam udział wykonawców zagranicznych jest wyższy niż średnia dla całego rynku.

W których branżach zagraniczni wykonawcy mają największe szanse?

Największy potencjał dla firm zagranicznych występuje tam, gdzie znaczenie mają technologia, specjalistyczne know-how, certyfikacja, jakość produktu oraz doświadczenie w realizacji złożonych projektów. Dane dotyczące zamówień publicznych pokazują, że wykonawcy zagraniczni są szczególnie widoczni w wybranych kategoriach dostaw i usług specjalistycznych.

Do branż o podwyższonym potencjale należą przede wszystkim:

Technologie i usługi informatyczne

Sektor publiczny stale inwestuje w cyfryzację, systemy informatyczne, cyberbezpieczeństwo, usługi wsparcia IT i rozwiązania dla administracji. Firmy zagraniczne, które mają doświadczenie w projektach publicznych w innych państwach, mogą wykorzystać je jako argument jakościowy, zwłaszcza w większych lub bardziej złożonych postępowaniach.

Sprzęt medyczny, farmaceutyki i rozwiązania dla ochrony zdrowia

Publiczne szpitale i instytucje ochrony zdrowia są istotnymi zamawiającymi. W tej kategorii wykonawcy zagraniczni osiągają relatywnie wysoki udział, co wynika m.in. z wysokiej specjalizacji rynku, znaczenia certyfikacji oraz międzynarodowego charakteru dostaw sprzętu i technologii medycznych.

Sprzęt laboratoryjny, optyczny i precyzyjny

Zamówienia tego typu wymagają często specjalistycznych parametrów technicznych, serwisu, doświadczenia oraz zgodności z określonymi normami. To obszar, w którym firmy zagraniczne mogą konkurować nie tylko ceną, ale również jakością, technologią i wsparciem posprzedażowym.

Produkty chemiczne i maszyny przemysłowe

Zamówienia na produkty chemiczne, urządzenia i maszyny są istotne dla wielu jednostek publicznych, uczelni, laboratoriów, zakładów komunalnych i instytucji badawczych. Zagraniczni dostawcy mogą tu mieć przewagę, jeżeli oferują wyspecjalizowane rozwiązania niedostępne szeroko na rynku lokalnym.

Usługi finansowe, ubezpieczeniowe, doradcze i biznesowe

W wybranych segmentach usług profesjonalnych firmy międzynarodowe mogą korzystać z doświadczenia projektowego, metodologii, skali działania oraz znajomości standardów stosowanych w innych państwach UE. Dotyczy to szczególnie projektów wymagających eksperckich kompetencji lub obsługi wieloetapowych procesów.

Budownictwo, infrastruktura i energetyka

Polska pozostaje dużym rynkiem inwestycji infrastrukturalnych. Jednak w budownictwie bariera wejścia jest często wyższa niż w prostych dostawach. Znaczenie mają lokalne przepisy, doświadczenie w realizacji projektów w Polsce, zaplecze wykonawcze, kadra, podwykonawcy, odpowiedzialność kontraktowa oraz zdolność do zarządzania ryzykiem kosztowym.

Atrakcyjny rynek, ale wymagający procedury

Zamówienia publiczne w Polsce są rynkiem atrakcyjnym, ale formalnie wymagającym. Procedury przetargowe podlegają zasadom przejrzystości, równego traktowania wykonawców i uczciwej konkurencji. Dla przedsiębiorcy oznacza to konieczność dokładnego przestrzegania wymogów dokumentacji przetargowej.

Typowe wyzwania obejmują:

• konieczność przygotowania oferty zgodnej z warunkami zamówienia,
• obowiązek wykazania doświadczenia, potencjału technicznego lub kadrowego,
• wymogi dotyczące dokumentów rejestrowych, podatkowych i finansowych,
• konieczność wniesienia wadium w wybranych postępowaniach,
• ryzyko odrzucenia oferty z przyczyn formalnych,
• ograniczoną możliwość negocjowania warunków umowy,
• odpowiedzialność za terminową i zgodną z umową realizację zamówienia.

Dla firm zagranicznych dodatkowym wyzwaniem jest język, lokalna praktyka zamawiających oraz konieczność właściwego rozumienia polskich dokumentów przetargowych. Nawet jeżeli przedsiębiorca ma doświadczenie w zamówieniach publicznych w innym kraju UE, polski rynek może wymagać dostosowania sposobu pracy, dokumentacji i strategii ofertowej.

Niska konkurencyjność może tworzyć szanse dla nowych wykonawców

Jednym z ważnych zjawisk na polskim rynku zamówień publicznych jest relatywnie wysoki udział postępowań, w których składana jest tylko jedna oferta. W 2024 r. w segmencie zamówień powyżej progów unijnych Polska miała jeden z najwyższych poziomów takich postępowań w UE. W zamówieniach krajowych skala tego zjawiska była niższa, ale nadal istotna.

Dla sektora publicznego niska konkurencyjność jest problemem, ponieważ ogranicza możliwość uzyskania najlepszej relacji jakości do ceny. Dla firm zagranicznych może być jednak sygnałem, że w części segmentów istnieje przestrzeń dla nowych wykonawców, szczególnie tam, gdzie lokalni przedsiębiorcy nie składają ofert z powodu barier formalnych, braku zasobów lub koncentracji na rynku prywatnym.

Nie oznacza to, że wejście na rynek jest łatwe. Oznacza natomiast, że dobrze przygotowana firma, która potrafi spełnić wymagania formalne i zaoferować konkurencyjną wartość, może znaleźć obszary o realnym potencjale.

Czy warto zakładać spółkę w Polsce, aby zwiększyć szanse w przetargach?

Założenie spółki w Polsce nie jest automatycznym warunkiem udziału w zamówieniach publicznych. W wielu przypadkach firma zagraniczna może złożyć ofertę bezpośrednio. W praktyce lokalna obecność może jednak zwiększać wiarygodność organizacyjną i ułatwiać realizację kontraktów.

Polska spółka może być korzystna szczególnie wtedy, gdy firma planuje długoterminową obecność na rynku, regularny udział w przetargach, zatrudnianie pracowników, obsługę serwisową, magazynowanie towarów, współpracę z lokalnymi podwykonawcami lub realizację projektów wymagających bieżącego kontaktu z zamawiającym.

Lokalna struktura może pomóc w kilku obszarach:

• ułatwia komunikację z administracją i zamawiającymi,
• porządkuje kwestie podatkowe i księgowe,
• umożliwia budowanie historii działalności w Polsce,
• wzmacnia zdolność do realizacji umów wymagających lokalnego zaplecza,
• ułatwia zatrudnianie zespołu i zarządzanie podwykonawcami,
• może zwiększać zaufanie zamawiających w projektach wymagających stałej obsługi.

Nie zawsze jednak jest to rozwiązanie konieczne. Jeżeli firma zamierza jednorazowo dostarczyć produkt, który nie wymaga rozbudowanej obsługi lokalnej, bezpośredni udział zagranicznego wykonawcy może być wystarczający. Decyzja o założeniu spółki powinna wynikać ze strategii wejścia na rynek, rodzaju zamówień, skali planowanej działalności oraz wymogów podatkowych i operacyjnych.

Bariery formalne, podatkowe i organizacyjne

Przed wejściem na rynek zamówień publicznych zagraniczna firma powinna przeanalizować nie tylko warunki udziału w przetargach, ale również skutki prowadzenia działalności w Polsce. Zamówienie publiczne nie kończy się na wygraniu postępowania. Kluczowe znaczenie ma prawidłowa realizacja umowy, rozliczenie podatkowe, odpowiedzialność kontraktowa i organizacja operacyjna.

Bariery formalne

Najważniejsze bariery formalne dotyczą dokumentacji przetargowej, kwalifikacji wykonawcy i wymogów dowodowych. Zamawiający może wymagać wykazania doświadczenia w podobnych projektach, określonego potencjału kadrowego, sytuacji finansowej lub zdolności technicznej. Wykonawca musi też złożyć dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia.

W przypadku podmiotów zagranicznych problemem może być ustalenie, jakie dokumenty z kraju siedziby odpowiadają polskim wymaganiom. Błędy w tym zakresie mogą prowadzić do wezwań do uzupełnienia dokumentów, opóźnień lub odrzucenia oferty.

Bariery podatkowe

Realizacja kontraktu w Polsce może wiązać się z obowiązkami w zakresie VAT, podatku dochodowego, ewentualnego zakładu podatkowego, rozliczeń transgranicznych oraz dokumentowania transakcji. W przypadku dłuższych projektów należy szczególnie ostrożnie ocenić, czy skala działalności w Polsce nie tworzy dodatkowych obowiązków podatkowych.

Znaczenie ma również sposób fakturowania, terminy płatności, waluta rozliczenia, miejsce świadczenia usług oraz ewentualne obowiązki związane z rejestracją VAT. Błędna ocena tych kwestii może obniżyć rentowność kontraktu lub zwiększyć ryzyko po stronie wykonawcy.

Bariery prawne

Umowy w zamówieniach publicznych są zwykle mniej elastyczne niż kontrakty zawierane na rynku prywatnym. Zamawiający określa istotne postanowienia umowy już na etapie postępowania. Wykonawca powinien dokładnie przeanalizować kary umowne, odpowiedzialność za opóźnienia, zasady odbioru, możliwość zmiany wynagrodzenia, warunki rozwiązania umowy oraz procedury związane z reklamacjami lub serwisem.

Szczególnej uwagi wymagają kontrakty długoterminowe, projekty infrastrukturalne, dostawy specjalistycznego sprzętu oraz usługi, w których koszty realizacji mogą zmieniać się w czasie.

Bariery organizacyjne

Zamówienia publiczne wymagają sprawnej organizacji wewnętrznej. Firma musi monitorować ogłoszenia, analizować specyfikacje, przygotowywać oferty, kontrolować terminy, kompletować dokumenty i koordynować pracę zespołów prawnych, technicznych oraz finansowych.

Dla zagranicznego wykonawcy dodatkowym wyzwaniem jest zapewnienie lokalnej obsługi językowej, rozumienie praktyki polskich zamawiających oraz szybka reakcja na wezwania w toku postępowania. W wielu przypadkach warto stworzyć stały proces oceny przetargów, zamiast reagować dopiero na pojedyncze ogłoszenie.

Strategia wejścia na rynek zamówień publicznych w Polsce

Dla firmy zagranicznej najbezpieczniejszym podejściem jest stopniowe wejście na rynek. Pierwszym krokiem powinna być analiza branż i kategorii zamówień, w których firma ma realną przewagę. Nie każde postępowanie warte jest udziału. Należy ocenić nie tylko wartość kontraktu, ale również wymagania formalne, ryzyko realizacyjne, terminy, konkurencję i potencjalną rentowność.

Drugim krokiem jest wybór modelu działania. Firma może startować samodzielnie, działać przez polską spółkę, utworzyć konsorcjum, współpracować z lokalnym partnerem albo rozpocząć od roli podwykonawcy. Każdy model ma inne konsekwencje prawne, podatkowe i biznesowe.

Trzecim krokiem jest przygotowanie zaplecza operacyjnego. Obejmuje ono proces monitorowania postępowań, wzory dokumentów, osoby odpowiedzialne za ofertowanie, wsparcie prawne, analizę podatkową oraz procedury kontroli ryzyka kontraktowego.

Czwartym krokiem jest budowanie doświadczenia. W zamówieniach publicznych referencje, historia realizacji i znajomość procedur mają duże znaczenie. Dlatego pierwsze kontrakty, nawet mniejsze, mogą być strategicznie ważne dla dalszego rozwoju na rynku.

Zamówienia publiczne jako kanał wejścia na rynek polski

Zamówienia publiczne w Polsce mogą być skutecznym kanałem wejścia na rynek dla zagranicznych firm, ale wymagają przygotowania i realistycznej oceny ryzyka.

Największe szanse mają przedsiębiorstwa oferujące specjalistyczne produkty, technologie, rozwiązania medyczne, informatyczne, laboratoryjne, finansowe, doradcze lub infrastrukturalne. W tych segmentach znaczenie kompetencji, jakości i doświadczenia często jest większe niż sama obecność lokalna.

Jednocześnie zagraniczny wykonawca powinien pamiętać, że polski rynek zamówień publicznych jest silnie sformalizowany. Sukces zależy nie tylko od konkurencyjnej oferty, lecz także od zdolności do spełnienia wymogów proceduralnych, właściwego rozliczenia podatkowego, zarządzania ryzykiem umownym oraz sprawnej realizacji zamówienia. Dla firm planujących długoterminową ekspansję w Polsce zamówienia publiczne mogą stać się ważnym elementem strategii wejścia na rynek. Wymagają jednak podejścia strategicznego: wyboru właściwych branż, oceny modelu obecności w Polsce, przygotowania dokumentacyjnego i stałego monitorowania możliwości przetargowych.