Kara umowna za opóźnienie może być kosztem podatkowym – korzystna zmiana interpretacji Szefa KAS

Kara umowna za opóźnienie może być kosztem podatkowym, jeżeli jej rzeczywista podstawa nie mieści się w ustawowych wyłączeniach. 13 marca 2026 r. Szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) zaakceptował zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów 80 677,96 zł kary za opóźnienie w wykonywaniu przeglądów gwarancyjnych, zapłaconych odsetek oraz 9 451 zł kosztów procesu wraz z odsetkami. Rozstrzygnięcie dotyczy jednak konkretnego stanu faktycznego i nie tworzy ogólnej zasady dla wszystkich kar umownych.

Kiedy kara za opóźnienie może być kosztem podatkowym?

Sprawa dotyczyła spółki realizującej kontrakt na dostawę, montaż i uruchomienie systemu UPS. Główne świadczenie zostało wykonane prawidłowo i odebrane bez zastrzeżeń. Spór powstał dopiero w okresie gwarancji.

Spółka uważała, że okresowe przeglądy w 60-miesięcznym okresie gwarancyjnym są odrębnymi, odpłatnymi usługami. Zamawiający twierdził, że mieszczą się w wynagrodzeniu ryczałtowym. Sąd przyznał rację zamawiającemu, a opóźnienie w przeglądach skutkowało karą.

Umowa przewidywała 0,02% wartości brutto kontraktu za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia. Łączna kara wyniosła 80 677,96 zł. Dodatkowo spółka zapłaciła odsetki ustawowe oraz 9 451 zł kosztów procesu wraz z odsetkami.

Dlaczego rozróżnienie między wadą a opóźnieniem ma znaczenie?

Spółka oparła stanowisko na art. 15 ust. 1 i art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT. Ten drugi przepis wyłącza z kosztów m.in. kary i odszkodowania dotyczące wad towarów, robót i usług, zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad oraz zwłoki w usunięciu wad.

W tej sprawie kara nie dotyczyła wad świadczenia głównego ani ich usuwania. System UPS został odebrany bez zastrzeżeń, a obciążenie wynikało z opóźnienia w wykonaniu odrębnych obowiązków gwarancyjnych. Szef KAS uznał stanowisko spółki za prawidłowe, ale nie przedstawił własnego uzasadnienia prawnego.

Co oznacza interpretacja dla firm w Polsce?

Najważniejsze jest ustalenie faktycznej przyczyny kary, a nie sama nazwa wydatku. Przy analizie warto sprawdzić:

• konkretną klauzulę umowną i rodzaj naruszenia,
• czy świadczenie było wadliwe,
• czy kara dotyczyła wad, ich usuwania czy innego obowiązku,
• związek wydatku z działalnością gospodarczą,
• czy odsetki zostały faktycznie zapłacone,
• dokumentację kontraktu, odbioru i postępowania sądowego.

Spółka początkowo ujęła karę jako NKUP, natomiast zapłacone odsetki i koszty procesu jako KUP. Zmiana interpretacji może więc uzasadniać ponowną analizę podobnych rozliczeń, ale nie automatyczne przekwalifikowanie kar.

Korzystny kierunek potwierdziły także interpretacje z 30 lipca 2026 r. i 6 sierpnia 2026 r. dotyczące opóźnień niezwiązanych z wadliwością świadczenia. Nadal jednak każda sprawa wymaga indywidualnej oceny, a interpretacja z 13 marca 2026 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.599.2025.3.RK, chroni wyłącznie podatnika i stan faktyczny opisany we wniosku.

Pełną wersję artykułu można przeczytać tutaj: Kara umowna za opóźnienie może być kosztem podatkowym – korzystna zmiana interpretacji Szefa KAS.