Zwrot kosztów dojazdu do pracy a PIT – kiedy powstaje przychód pracownika?

Zwrot kosztów dojazdu do pracy w formie pieniężnego ryczałtu lub refundacji co do zasady stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy i podlega PIT. Inaczej może być w przypadku transportu organizowanego przez pracodawcę autobusem – takie świadczenie może korzystać ze zwolnienia podatkowego. Dla pracodawców kluczowe są więc forma finansowania dojazdu, rodzaj pojazdu oraz prawidłowe ujęcie świadczenia w rozliczeniach.

Kiedy zwrot kosztów dojazdu do pracy podlega PIT?

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 12 marca 2026 r., sygn. II FSK 775/23, potwierdził, że pieniężny zwrot kosztów dojazdu do pracy zasadniczo jest przychodem ze stosunku pracy.

Pracownik otrzymuje bowiem korzyść majątkową – pracodawca pokrywa koszt, który przy zwykłym dojeździe z domu do stałego miejsca pracy powinien ponieść sam pracownik.

Sprawa dotyczyła ryczałtu wypłacanego osobom dojeżdżającym do zakładu o słabej dostępności komunikacji publicznej. NSA uznał, że trudna lokalizacja, praca zmianowa czy potrzeba zapewnienia obsady zakładu mogą uzasadniać finansowanie transportu biznesowo, ale nie tworzą zwolnienia z PIT.

Kiedy transport pracowników może być zwolniony z podatku?

Istotne jest rozróżnienie refundacji pieniężnej od transportu organizowanego bezpośrednio przez pracodawcę.

Art. 21 ust. 1 pkt 14a ustawy o PIT przewiduje zwolnienie dla dowozu pracowników autobusem, czyli pojazdem przeznaczonym konstrukcyjnie do przewozu więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą.

W praktyce:

• ryczałt lub pieniężny zwrot kosztów – co do zasady podlega PIT,
• transport autobusem organizowany przez pracodawcę – może korzystać ze zwolnienia,
• transport samochodem lub vanem do 9 osób z kierowcą – nie korzysta automatycznie ze zwolnienia autobusowego,
• podróż służbowa – podlega innym zasadom niż zwykły dojazd dom–praca.

W przypadku mniejszych pojazdów trzeba m.in. ocenić, czy pracownik korzysta z transportu dobrowolnie, uzyskuje wymierną oszczędność oraz czy wartość świadczenia można przypisać konkretnej osobie.

Co powinien zrobić pracodawca finansujący dojazdy?

Jeżeli świadczenie podlega opodatkowaniu, jego wartość należy doliczyć do pozostałych przychodów pracownika, pobrać zaliczkę na PIT oraz prawidłowo wykazać ją w dokumentacji płacowej i PIT-11.

Przed uruchomieniem programu transportowego firma powinna przede wszystkim ustalić:

• czy wypłaca pieniądze, kupuje bilety czy organizuje transport,
• jaki pojazd będzie wykorzystywany,
• którzy pracownicy są uprawnieni do świadczenia,
• jak dokumentowane będzie korzystanie z transportu,
• jak ustalana będzie wartość świadczenia.

Zwolnienie podatkowe musi mieć konkretną podstawę ustawową. Nie może go stworzyć sam regulamin wynagradzania, uchwała zarządu czy zapis w umowie o pracę.

A co ze składkami ZUS?

Wyrok II FSK 775/23 dotyczy wyłącznie PIT i nie rozstrzyga bezpośrednio kwestii składek ZUS.

Przepisy składkowe przewidują odrębne wyłączenia m.in. dla określonych korzyści związanych z bezpłatnymi lub częściowo odpłatnymi przejazdami. Nie należy jednak automatycznie stosować ich do gotówkowego ryczałtu. Model finansowania dojazdów wymaga więc osobnej analizy podatkowej i składkowej.

Pełną wersję artykułu można przeczytać tutaj: Zwrot kosztów dojazdu do pracy a PIT – kiedy powstaje przychód pracownika?