Błędy zagranicznych firm w Polsce – gdzie najczęściej pojawia się ryzyko na początku działalności?

Najczęstsze błędy zagranicznych firm rozpoczynających działalność w Polsce wynikają z niewłaściwej kolejności decyzji. Inwestor powinien przed rozpoczęciem projektu przeanalizować formę działalności, dostępne wsparcie, podatki i rozliczenia z grupą, a przed pierwszą sprzedażą przygotować KSeF, JPK i księgowość. Istotne są również rzeczywiste koszty zatrudnienia i koordynacja całego procesu wejścia na polski rynek.

Jak wybrać formę działalności w Polsce?

Przy rozpoczęciu działalności w Polsce forma prawna powinna wynikać z modelu biznesowego. Spółka z o.o. jest odrębną osobą prawną i co do zasady odpowiada własnym majątkiem. Oddział pozostaje częścią przedsiębiorcy zagranicznego, który odpowiada za jego zobowiązania.

Różnice dotyczą również zarządzania, księgowości oraz rozliczeń z centralą. Przed wyborem struktury trzeba określić m.in. sposób finansowania, podmiot zawierający umowy z klientami oraz potencjalne ryzyko powstania zakładu podatkowego.

Kiedy inwestor powinien sprawdzić dostępne wsparcie?

Możliwość skorzystania z ulg i grantów należy analizować przed rozpoczęciem inwestycji lub podjęciem wiążących działań.

Dotyczy to m.in.:

• Polskiej Strefy Inwestycji,
• ulgi B+R,
• IP Box,
• wybranych programów dotacyjnych.

W niektórych programach wcześniejsze podpisanie umowy lub rozpoczęcie projektu może ograniczyć albo wykluczyć możliwość uzyskania wsparcia.

Co trzeba przygotować przed pierwszą sprzedażą?

Systemy finansowe powinny być gotowe do obsługi KSeF, JPK_VAT oraz struktur JPK_PD, w tym JPK_KR_PD dla podatników prowadzących księgi rachunkowe.

Centralny ERP używany przez międzynarodową grupę musi zostać dostosowany do polskich wymogów. Przed rozpoczęciem sprzedaży należy ustalić także obieg dokumentów, odpowiedzialność za dane, zasady księgowania i sposób uzgadniania lokalnych danych z raportowaniem grupowym.

Jakie ryzyka wiążą się z rozliczeniami z centralą?

Ceny transferowe należy uwzględnić już na etapie projektowania modelu działalności.

Progi dokumentacyjne dla transakcji jednorodnych wynoszą co do zasady:

• 10 mln zł – transakcje towarowe i finansowe,
• 2 mln zł – usługowe i pozostałe.

Niezależnie od tych progów rozliczenia między podmiotami powiązanymi powinny odpowiadać zasadzie ceny rynkowej.

Przy określonych płatnościach objętych WHT przekroczenie 2 mln zł w roku podatkowym na rzecz tego samego podatnika może uruchomić mechanizm pay-and-refund.

Jak zaplanować koszty zatrudnienia w Polsce?

Budżet inwestycji nie powinien opierać się wyłącznie na wynagrodzeniach brutto. Należy uwzględnić składki pracodawcy, obsługę kadrowo-płacową oraz ewentualną relokację pracowników.

Przy zatrudnianiu cudzoziemców znaczenie mogą mieć również formalności pobytowe i dotyczące legalizacji pracy. Pracownika zgłasza się co do zasady do ubezpieczeń społecznych w terminie 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczeń.

Jak ograniczyć ryzyko przy wejściu na polski rynek?

Najważniejsze decyzje warto uporządkować według etapów:

• przed inwestycją – struktura, finansowanie i dostępne wsparcie,
• przed pierwszą fakturą – księgowość, KSeF i JPK,
• przed płatnością do grupy – ceny transferowe i WHT,
• przed zatrudnieniem – pełne koszty i formalności,
• przed pierwszym zamknięciem – raportowanie i obowiązki zarządu.

Największe ryzyko pojawia się wtedy, gdy zespoły prawne, podatkowe, finansowe, HR i IT działają według różnych harmonogramów. Inwestycja zagraniczna w Polsce powinna być traktowana jako odrębny proces wdrożeniowy, nawet jeśli przedsiębiorstwo działa już na wielu innych rynkach.

Pełną wersję artykułu można przeczytać tutaj: Błędy zagranicznych firm w Polsce – gdzie najczęściej pojawia się ryzyko na początku działalności?