E-fakturowanie w Polsce i UK – porównanie KSeF i brytyjskich zasad

Firmy prowadzące biznes w Polsce i Wielkiej Brytanii muszą przygotować się na dwa odmienne modele e-fakturowania. Polska stosuje już obowiązkowy, scentralizowany KSeF, natomiast Wielka Brytania planuje obowiązkowe e-faktury VAT od kwietnia 2029 r. Dla zagranicznych inwestorów najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest wspólny rdzeń danych fakturowych oraz oddzielne procesy zgodności dla każdego kraju.

Czym różni się e-fakturowanie w Polsce i UK?

W Polsce faktura objęta obowiązkiem musi zostać przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Po jej przyjęciu system nadaje numer KSeF i generuje urzędowe poświadczenie odbioru. Administracja skarbowa uczestniczy więc bezpośrednio w procesie wystawiania dokumentu.

W Wielkiej Brytanii przedsiębiorcy mogą obecnie korzystać z faktur papierowych, PDF, XML lub EDI. Muszą jednak zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność danych, czytelność dokumentu, odpowiednią ścieżkę audytową oraz zgodę odbiorcy.

Od kwietnia 2029 r. wszystkie brytyjskie faktury VAT mają być wystawiane i odbierane elektronicznie. Docelowy standard danych i model przesyłania nie zostały jeszcze określone. Według obecnych założeń zwykły PDF nie będzie wystarczający, ponieważ system ma umożliwiać automatyczną wymianę danych między programami finansowymi.

Kiedy KSeF jest obowiązkowy w Polsce?

Obowiązek został wprowadzony etapami:

• od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł;
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podmiotów objętych przepisami;
• od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych podatników korzystających z przejściowego limitu 10 000 zł brutto miesięcznie.

Do 31 grudnia 2026 r. podatnik mieszczący się w tym limicie może wystawiać kwalifikujące się faktury poza KSeF. Po jego przekroczeniu obowiązek powstaje już od faktury powodującej przekroczenie.

Czy zagraniczny inwestor musi korzystać z KSeF?

Sama rejestracja zagranicznej firmy do VAT w Polsce nie powoduje automatycznie obowiązku wystawiania faktur przez KSeF.

Decydujące znaczenie ma to, czy przedsiębiorstwo posiada w Polsce:

• siedzibę działalności gospodarczej;
• stałe miejsce prowadzenia działalności;
• zasoby personalne i techniczne uczestniczące w konkretnej transakcji.

Szczegółowej analizy wymagają firmy posiadające w Polsce pracowników, biuro, magazyn, infrastrukturę lub lokalny zespół operacyjny. Błędna klasyfikacja może wpłynąć zarówno na fakturowanie, jak i rozliczenia VAT oraz inne obowiązki związane z działalnością gospodarczą w Polsce.

Jak rozliczać transakcje polsko-brytyjskie?

Polska spółka objęta KSeF powinna najpierw wystawić fakturę w systemie. Brytyjskiemu kontrahentowi może następnie przekazać jej wizualizację, np. PDF z odpowiednim kodem QR. Odbiorca nie musi posiadać standardowego dostępu do KSeF.

Brytyjska firma bez siedziby ani uczestniczącego stałego miejsca działalności w Polsce zasadniczo nie wystawia faktur przez KSeF. Każdą transakcję należy jednak sprawdzić również pod kątem miejsca świadczenia, rejestracji VAT, odwrotnego obciążenia i obowiązków raportowych.

Jak przygotować firmę inwestującą w Polsce?

Jedna integracja systemu ERP nie musi wystarczyć do obsługi obu państw. Zalecany model to jeden rdzeń danych fakturowych i oddzielne moduły krajowe.

Firma powinna:

• uporządkować numery VAT, adresy, waluty i stawki podatku;
• oddzielić ustrukturyzowane dane od wizualizacji PDF;
• zapewnić obsługę XML, API i elastycznego mapowania;
• wdrożyć procedury dla odrzuceń, offline24 i awarii KSeF;
• wskazać właściciela procesu obejmującego finanse, podatki, księgowość i IT.

W Polsce priorytetem jest prawidłowa obsługa obowiązującego KSeF. W Wielkiej Brytanii warto przygotować systemy do wymiany ustrukturyzowanych danych, nie przesądzając wyboru standardu przed publikacją oficjalnych wymagań.

Pełną wersję artykułu można przeczytać tutaj: E-fakturowanie w Polsce i UK – porównanie KSeF i brytyjskich zasad.